Vacature: Secretaresse

28-02-2018
vacature-secretaresse

Advocatenkantoor zoekt supersecretaresse

Wij zijn op zoek naar een gedreven secretaresse. Iemand die als spin in het web van kantoor fungeert en zich daar thuis voelt. Die onze advocaten ontzorgt en onze cliënten de juiste aandacht geeft. Die hard werkt, rustig blijft en overzicht bewaart. Een multitasker met oog voor detail en uitstekende communicatieve vaardigheden. Een betrouwbare en discrete kracht. Iemand die staat voor wat hij/zij doet, op wie we kunnen bouwen

De taken zijn secretarieel, administratief en facilitair van aard.

 

Je bent het eerste aanspreekpunt voor klanten, toeleveranciers en andere externe contacten

  • Fungeren als eerste aanspreekpunt van het kantoor via telefoon en e-mail
  • Ontvangen en te woord staan van cliënten en andere betrokkenen op een gepaste en servicegerichte wijze
  • Verantwoordelijk voor de telefonische en ICT bereikbaarheid van het kantoor 

Je kunt afspraken regelen, werkzaamheden plannen en verantwoordelijkheid nemen voor team support

  • Beheren van agenda’s
  • Coördineren en organiseren van terugkerende vergaderingen
  • Verzorgen van vergaderruimten en –faciliteiten
  • Actiepuntenlijsten van kantoormedewerkers bijhouden

Je zorgt voor het voorbereiden en vastleggen van vergaderingen, vertrouwelijke gesprekken en juridische procedures

  • Perfectioneren van presentaties
  • Uitwerken van dictaten
  • Voorbereiden en verwerken van juridische documenten als contracten, overeenkomsten, dagvaardingen, verklaringen, gerechtelijke verzoeken en hoger beroepen
  • Uitwerken van processtukken, bijvoorbeeld aan de hand van geluidsopnames en notities
  • Opstellen van memo’s

Je bent verantwoordelijk voor facturering, correspondentie en beheren van archief

  • Verzorgen van dossiervorming en –beheer
  • Afhandelen van declaraties en facturen
  • Inkomende en uitgaande post verzorgen

Office support is voor jou vanzelfsprekend

  • Assisteren van advocaten (en eventuele andere collega’s) bij andere voorkomende werkzaamheden
  • Zorgen voor de aankleding, de inrichting, het onderhoud en de netheid van de kantooromgeving
  • Het maken van afspraken met toeleveranciers / office support suppliers 
  • Plaatsen van bestellingen
  • Roosterplanning bijhouden
  • Zelfstandig afhandelen van mail- en telefoonverkeer


Jouw Profiel

Als persoon kun je goed multitasken. Je houdt steeds goed overzicht over de lopende werkzaamheden en planning. Anderen zien jou als iemand met een hands-on mentaliteit. Je ziet in je zelf vooral een praktisch en oplossingsgericht persoon.

Omdat je mede sfeerbepalend bent doordat je contact met onze cliënten en medewerkers gaat onderhouden, beschik je over vlotte communicatieve en gemoedelijke sociale vaardigheden. Jij bent de eerste indruk van kantoor.

Vakkundig gezien ben je administratief sterk en accuraat. Je bent in staat om je eigen administratie te organiseren en te verbeteren. Je schept er eer en genoegen in documenten verzorgd en foutloos op te maken en af te leveren. Met een 6 ben je niet tevreden, je wilt de dingen zo goed mogelijk doen. Je kunt werken met (en jouw teamleden adviseren over het gebruik van) MS-office waaronder Word, Excel, en PowerPoint en je beschikt over een goede algemene IT kennis. Je hebt gevoel voor het formuleren van teksten en schrijft makkelijk en foutloos.
 

Functie-eisen

  • HAVO / MBO werk- en denkniveau
  • Afgeronde secretaresse- of managementassistent opleiding
  • Ervaring als secretaresse of managementassistent (in een juridische omgeving) is een pré
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en goede beheersing Engelse taal (niveau B.2.1)
  • 40 uren per week beschikbaar
  • Nauwkeurige en zorgvuldige werkhouding
  • Representatief, gastvrije instelling, communicatief en sociaal vaardig
  • Behoudt overzicht en “in control”, ook onder verhoogde werkdruk
  • Zelfstandig kunnen werken en snel schakelen/ inspelen op ontwikkelingen betreffende het kantoor
     

De werkplek

Ons moderne kantoor is gelegen in het bedrijfsverzamelgebouw “Videolab” op het creatieve en bruisende Strijp-S. De werkomgeving is vol van kansen. Er heerst hier een positieve dynamiek en een continue bevlogenheid. Er wordt hier hard maar vrolijk gewerkt en je bent bij Kaper Nooijen advocaten als secretaresse wezenlijk deel van het kantoorteam. Wij bieden jou een afwisselende baan met veel zelfstandigheid en ruimte voor initiatief en participatie. De arbeidsvoorwaarden bij Kaper Nooijen Advocaten zijn altijd marktconform.
 

Interesse? Stuur je motivatiebrief en cv naar info@kapernooijen.nl.
Wij laten jou dan zo snel mogelijk weten of we je uitnodigen voor een kennismakingsgesprek.